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BENUTZUNGSORDNUNG FÜR DIE ARCHIVE IM KARL-ERNST-OSTHAUS-MUSEUM DER STADT HAGEN

Aufgrund des § 7 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen i. d. F. d. Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NW S. 666/SGV NW 2023), zuletzt geändert durch Art. IV des Gesetzes zur Regelung der Zuweisungen des Landes Nordrhein-Westfalen an die Gemeinden und Gemeindeverbände im Haushaltsjahr 2000 und zur Regelung des interkommunalen Ausgleichs der finanziellen Beteiligung der Gemeinden am Solidarbeitrag zur deutschen Einheit im Haushaltsjahr 2000 und zur Änderung anderer Vorschriften vom 17. Dezember 1999 (GV NW S. 718/728) und des § 10 Abs. 4 des ArchivG NW vom 16. Mai 1989 (GV NW S. 302, SGV NW 221) hat der Rat der Stadt Hagen in seiner Sitzung am 13. 04. 2000 folgende Benutzungsordnung für die Archive des Karl-Ernst-Osthaus-Museums der Stadt Hagen beschlossen.

§ 1 Stellung und Aufgaben

1. Das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen unterhält verschiedene Archive.
2. Das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen hat die Aufgabe, die Kunstgeschichte der Stadt Hagen, insbesondere die Geschichte des Hagener Impuls' sowie alle im Zusammenhang mit dem Museum stehenden Belange zu dokumentieren, zu bewahren und zu erforschen. 
Das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen hat die Aufgabe, das in seiner Verwahrung befindliche Archivgut zu verwahren, dauerhaft zu erhalten, zu ordnen, zu erschließen und nutzbar zu machen.
3. Darüber hinaus hat das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen die Aufgabe, das Archivgut nach Maßgabe des Möglichen zu ergänzen.
4. Das Karl-Ernst-Osthaus-Museum der Stadt Hagen hat durch geeignete technische Maßnahmen die dauerhafte Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivguts sowie seinen Schutz vor unbefugter Nutzung und Vernichtung sicherzustellen. Es hat insbesondere technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung solcher Unterlagen zu treffen, die personenbezogene Daten enthalten und einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen.

§ 2 Geltungsbereich

Diese Benutzungsordnung gilt für alle im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen verwahrten Archive:

- Karl Ernst Osthaus-Archiv
- Henry van de Velde-Archiv (Dauerleihgabe)
- Ernst Fuhrmann-Archiv
- Archiv Museum of Museums (Dauerleihgabe)
sowie weitere Archive, die in Zukunft vom Karl Ernst Osthaus-Museum übernommen oder in Verwahrung genommen werden.

§ 3 Benutzungsrecht

Das Archivgut steht nach Maßgabe des ArchivG NW und dieser Benutzungsordnung auf Antrag öffentlichen Institutionen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benutzung zur Verfügung.

§ 4 Benutzungszweck

Die Benutzung des Archivgutes ist mit den in dieser Benutzungsordnung festgelegten Beschränkungen jedem/jeder möglich, der/die ein berechtigtes Interesse nachweist und die Benutzungsordnung einhält. Soweit ein berechtigtes Interesse an der Nutzung glaubhaft gemacht wird, kann das Archivgut benutzt werden:
1) für dienstliche Zwecke der Behörden (amtliche Benutzung),
2) für Zwecke der Wissenschaft und Forschung (wissenschaftliche, heimat- und familienkundliche Benutzung),
3) zur Vorbereitung von Veröffentlichungen (publizistische Benutzung),
4) zur Wahrung berechtigter persönlicher Belange und aus privatem Interesse (private Benutzung).

§ 5 Benutzungsarten

1. Die Benutzung erfolgt durch:
a) persönliche Einsichtnahme im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen,
b) schriftliche Anfrage,
c) Anforderungen von Reproduktionen von Archivgut,
d) Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken.
Außer zu Ausstellungszwecken wird originales Archivgut grundsätzlich nicht versandt.
2. Die übliche Benutzungsart ist die persönliche Einsichtnahme im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen.
Anstelle von originalem Archivgut können, sofern dies aus konservatorischen Gründen notwendig ist, Reproduktionen vorgelegt werden. Die Entscheidung hierüber trifft das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen.
3. Über die Benutzungsart entscheidet das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen unter fachlichen und organisatorischen Gesichtspunkten.

§ 6 Benutzungsantrag und besondere Bedingungen

1) Der Antrag auf Benutzungsgenehmigung ist schriftlich bei der das Archivgut verwaltenden Institution (Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen, PF 4249, 58042 Hagen) zu stellen. Dabei sind Angaben zur Person zu machen, der Benutzungszweck sowie der Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau anzugeben. Von Studierenden ist eine Empfehlung ihres akademischen Lehrers vorzulegen. Von anderen Antragstellern/Antragstellerinnen können Empfehlungen eingefordert werden.
2) Bei persönlicher Benutzung ist ein Vordruck auszufüllen.
3) Auf Verlangen hat sich der Benutzer/die Benutzerin auszuweisen.
4) Der Benutzer/die Benutzerin muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass er/sie bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird.
5) Der Benutzer/die Benutzerin ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die auf der Benutzung von Archivalien des Karl-Ernst-Osthaus-Museums beruht, dem Karl-Ernst-Osthaus-Museum ein Belegstück unaufgefordert und unentgeltlich zu überlassen.
6) Die Wiedergabe, Veröffentlichung oder Vervielfältigung von Archivalien aus dem Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen ist nur unter Nennung der Quelle und des Archivs im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen zulässig.

§ 7 Benutzungsgenehmigung

1) Über den Benutzungsantrag entscheidet, sofern nichts anderes bestimmt ist, das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen. Die Benutzungsgenehmigung beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck.
2) Die Benutzung der Archive im Karl-Ernst-Osthaus-Museum kann aus den in § 7 Abs. 5 ArchivG NW genannten Gründen eingeschränkt oder versagt werden.
3) Die Benutzung der im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen verwahrten Archive kann aus schwerwiegenden Bedenken und anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn:
a) Grund zu der Annahme besteht, daß dem Wohl des Karl Ernst Osthaus-Museums der Stadt Hagen hierdurch Nachteile entstehen könnten.
b) der Antragsteller/die Antragstellerin wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder erteilte Auflagen nicht eingehalten hat.
c) der Ordnungs- oder Erhaltungszustand des Archivgutes eine Benutzung nicht zuläßt.
d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist.
e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke, Reproduktionen oder digitale Medien erreicht werden kann.
f) Ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde.

4) Die Benutzungsgenehmigung kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn:
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen.
b) nachträgliche Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten.
c) der Benutzer/die Benutzerin gegen die Benutzerordnung verstößt oder erteilte Bedingungen und Auflagen nicht einhält.
Bei Versagen der Benutzungsgenehmigung werden die Gründe schriftlich mitgeteilt.

§ 8 Benutzung von Archivgut

1. Die Benutzung des Archivguts richtet sich nach den §§ 6, 7 und 12 des ArchivG NW in der jeweils gültigen Fassung.
2. Archivgut darf frühestens nach Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Unterlag Archivgut einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung, darf es erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Bezieht es sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person, so darf es frühestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden; ist der Todestag dem Archiv nicht bekannt, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt.
Fristen und Nutzungsrechte aufgrund anderer Rechtsvorschriften oder besonderer Vereinbarungen mit Eigentümern beim Erwerb privaten Archivguts bleiben unberührt.
3. Die Sperrfristen nach § 8 Abs. 2 gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.
4. Die Sperrfristen nach § 8 Abs. 2 können verkürzt werden, im Falle von § 8 Abs. 1 S. 3 jedoch nur, wenn 
a) die Betroffenen, im Fall ihres Todes ihre Rechtsnachfolger, in die Nutzung eingewilligt haben oder
b) das Archivgut zu benannten wissenschaftlichen Zwecken benutzt wird und dann durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden.
Die Sperrfristen können um höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse geboten ist. Über die Verkürzung oder Verlängerung der Sperrfristen entscheidet, sofern keine anderen Zuständigkeiten festgelegt sind, der Oberbürgermeister auf schriftlichen Antrag.
5. Lässt sich nur mit einem unvertretbaren Verwaltungsaufwand ermitteln, ob Archivgut Sperrfristen unterliegt, kann eine Benutzungsgenehmigung gleichwohl erteilt werden, wenn der Benutzer/die Benutzerin sich verpflichtet, durch strikte Anonymisierung schutzwürdige Belange Betroffener nicht zu beeinträchtigen.
6. Findbehelfe zu gesperrtem Archivgut werden nur dann vorgelegt, sofern sich daraus nicht Informationen ergeben, die schützenswert sind.

§ 9 Benutzung privaten Archivgutes

Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das als Dauerleihgabe im Karl Ernst Osthaus-Museum verwahrt wird, gilt § 8 entsprechend, soweit mit den EigentümerInnen der Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind.

§ 10 Rechtsschutzbestimmungen

Der Benutzer/die Benutzerin hat bei der Verwertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse die Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie den Schutz berechtigter Interessen Dritter zu wahren. Der Benutzer/die Benutzerin muß auf Verlangen eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, daß er/sie bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird. Für Verletzungen dieser Rechte und Interessen ist er/sie dem/der Berechtigten gegenüber verantwortlich.

§ 11 Schriftliche Auskünfte

1) Aus den im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen verwahrten Archiven werden Auskünfte auf schriftliche Anfragen erteilt. Bei der Anfrage sind Zweck und Gegenstand der Benutzung genau anzugeben.
2) Die schriftlichen Auskünfte beschränken sich in der Regel auf Hinweise über Art, Umfang und Zustand des benötigten Archivgutes.
3) Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine beträchtliche Arbeitszeit erfordern oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen besteht nicht.

§ 12 Benutzung nach Reproduktionen

1) Zur Benutzung außerhalb des Karl Ernst Osthaus-Museums der Stadt Hagen können Benutzer/Benutzerinnen auf eigene Kosten Reproduktionen von uneingeschränkt für die Benutzung freigegebenem Archivgut im Rahmen der bestehenden technischen und personellen Möglichkeiten des Karl Ernst Osthaus-Museums der Stadt Hagen herstellen lassen.
2) Ein Anspruch auf Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Insbesondere hat der Benutzer/die Benutzerin keinen Anspruch auf Durchführung größerer Aufträge zu Lasten anderer Benutzer/Benutzerinnen oder des Dienstbetriebes.
3) Reproduktionen werden nur hergestellt, wenn dies ohne Beschädigung oder Gefährdung des Archivguts geschehen kann. Über das Reproduktionsverfahren entscheidet das Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen.
4) Die Verwendung bzw. Vervielfältigung von ausgehändigten Reproduktionen zum Zweck der Veröffentlichung oder zu gewerblichen oder geschäftlichen Zwecken sowie die Weitergabe an Dritte bedarf der schriftlichen Genehmigung durch die Leitung des Karl Ernst Osthaus-Museums der Stadt Hagen.

§ 13 Gebühren

Gebühren für die Inanspruchnahme des Archivs werden nach Maßgabe der "Satzung über die Erhebung von Verwaltungsgebühren in der Stadt Hagen" in der jeweils gültigen Fassung erhoben.
Die Einnahmen sollen zweckgebunden für die Pflege des Archivs eingesetzt werden.

§ 14 Inkrafttreten

Diese Benutzungsordnung tritt am Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung für die im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen verwahrten Archive vom 7. Oktober 1982 außer Kraft.

Die Neufassung der Benutzungsordnung für die Archive im Karl Ernst Osthaus-Museum der Stadt Hagen wird hiermit gem. § 7 Abs. 4 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV.NW. S. 666/SGV NW 2023) zuletzt geändert durch Gesetz zur weiteren Stärkung der Bürgerbeteiligung in Kommunen vom 28. 03. 2000 (GV.NW.S.245/SGV NW 2023) öffentlich bekanntgemacht.

Nach § 7 Abs. 6 der Gemeindeordnung kann die Verletzung von Verfahrens- und Formvorschriften der Gemeindeordnung beim Zustandekommen der Satzung nach Ablauf eines Jahres seit ihrer Verkündung nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn

a) eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vorgeschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchgeführt,
b) die Satzung ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekanntgemacht worden,
c) der Oberbürgermeister hat den Ratsbeschluß vorher beanstandet oder
d) der Form- und Verfahrensmangel ist gegenüber der Stadt Hagen vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt.

Hagen, 18.10.2000

gez. Horn

H o r n
Oberbürgermeister